Forudsætningen for at få tilkendt tilskud til privat pasningsordning er, at der er en skriftlig aftale, en såkaldt pasningsaftale, mellem forældrene og den private børnepasser. Den private børnepasser skal også være godkendt af kommunen som privat børnepasser. Pasningsaftalen skal godkendes af kommunen. Den bør som minimum indeholde følgende oplysninger:
- Hvem indgås aftalen mellem (forælderens navn og adresse) og (navn, adresse og CPR-nummer eller eventuelt CVR-nummer for børnepasseren/pasningsordningen)
- Pasningsadresse og telefonnummer (eventuel afkrydsning af om pasningen foregår i forældrenes hjem, hos børnepasseren eller anden pasningsordning)
- Aftalen vedrører pasning af (f.eks. maximalt tre børn): Navne og CPR-numre for børnene
- Forventet pasningsperiode
- Børnenes pasningsbehov/børnepasserens arbejdstid – normal daglig og ugentlig arbejdstid, eventuelt fordelt på ugedage og tidspunkt på døgnet
- Fridage og ferie - herunder omfang og vilkår for brug af vikar(er)
- Betalingen for pasningen pr. måned (hvilke udgifter søges dækket)
- Hvilke opsigelsesvarsler gælder fra forældrenes side og fra børnepasserens side
- Hvor i kommunen kan yderligere oplysninger fås (kontaktperson)
- Forældrebetalingens størrelse (løn, eller månedlig pasningsydelse)
- Arbejdstid/lukkedage
- Rettigheder i forhold til sygdom og ferie
- Opsigelsesvarsel for aftalen
Forud for, at aftalen kan godkendes, skal der være indgivet en ansøgning om tilskud til privat pasningsordning. Ansøgning om tilskud foregår via den digitale pladsanvisning på kommunens hjemmeside. Hvis der ændres i aftalen undervejs, skal kommunen orienteres og den reviderede aftale skal godkendes igen.
For at få udbetalt tilskud, skal forældre indsende dokumentation, der berettiger et tilskud:
- Hvis der er tale om et arbejdsgiverforhold, skal der fremvises dokumentation for lønudbetaling
- Hvis der er tale om et køb af pasningsydelse hos en selvstændig erhvervsdrivende (privat pasningsordning), skal der fremvises dokumentation ved bank eller postkvittering
- Forældre skal indsende dokumentation månedsvis de første 3 måneder, hvorefter tilskuddet udbetales. Fra den fjerde måned udbetales tilskuddet forud og dokumentation for udgifter skal fremsendes hvert halve år for det halve år, der er gået. '
Tilskuddet udbetales til forældrene tidligst fra den måned, hvori pasningsaftalen træder i kraft og sidste gang i den måned, hvor retten til tilskud ophører. Forældre har også ret til søskenderabat, selv om de vælger en privat pasningsordning. Der kan maksimalt udbetales tilskud til 3 børn pr. husstand.
Pasningstilskuddet skal ikke medregnes i forældrenes skattepligtige indtægt, men kommunen oplyser SKAT om, at børnepasseren er ansat som lønmodtager eller er privat erhvervsdrivende børnepasser. Børnepasseren har en indkomst ved pasning af barn/børn og denne indkomst er skattepligtig, hvad enten indkomsten udbetales til børnepasseren som løn eller som en pasningsydelse.
Hvis børnepasseren modtager løn for børnepasningen, beskattes lønindtægten som B- indkomst. Børnepasseren, der modtager lønindkomsten, skal desuden betale arbejdsmarkedsbidrag af lønindkomsten.