Politikker og strategier
  • Få siden oplæst

Indkøbspolitik

Indkøbspolitikken har en hensigtserklæring om, at miljøhensyn er et væsentligt parameter i indkøb samtidigt med, at der stilles konkrete miljømæssige krav på udvalgte indkøbsområder.

Indholdsfortegnelse

1. Indledning og grundlag for kommunens vision for indkøb

2. Hensigten med indkøb

3. Målsætning for miljø

4. Generelle mål

5. Specifikke mål og opfølgning

6. Det aktuelle lovgrundlag for indkøbspolitikken

7. Samarbejde, omfang og afgrænsning 

 

1. Indledning og grundlag for kommunens vision for indkøb

Byrådet besluttede den 22. maj 2007, at der til sikring af grønt indkøb skulle udarbejdes en ny indkøbspolitik. Indkøbspolitikken har derfor en hensigtserklæring om, at miljøhensyn er et væsentligt parameter i indkøb samtidigt med at der stilles konkrete miljømæssige krav på udvalgte indkøbsområder. 

For at sikre, at der ved indkøb handles mere miljøvenligt bliver udvalgte indkøbsområder underlagt obligatoriske fordelsrammeaftaler. Anvendelsesgraden af de obligatoriske fordelsrammeaftaler måles for at dokumentere at der handles miljøvenligt. Herudover vil der i aftaler, som indgås efter 1. januar 2008 skulle handles efter nærværende indkøbspolitiks miljøhensigt.

Øget anvendelse af obligatoriske fordelsrammeaftaler er i tråd med de ny indkøbsregler og samtidigt bruges der ikke mange ressourcer på professionalisering af indkøbsarbejdet decentralt. 

Det kommunale indkøb udgør samlet set en betragtelig post i det kommunale budget. I alt udgør indkøb i 2007 ca. 25 % af kommunens samlede budget. Der arbejdes strategisk med indkøb for at gøre det så effektivt som mulig. 

Graden af strategisk indkøb beskrives fra yderpunkt til yderpunkt i nedenstående model. For at sikre mere grønt indkøb og imødekomme nye indkøbsregler jævnfør punkt 6 sker der på flere områder bevægelse mere mod central styring med obligatoriske aftaler. 

Central styring, obligatoriske aftaler

Både central og decentral styring, nogle aftaler obligatoriske

Decentral styring, ingen obligatoriske aftaler

god styring af miljøkrav

ej frit valg af leverandør

stort potentiale for besparelser på grund af stordriftsfordele

få ressourcer til professionalisering af indkøbsopgaven

nogen styring af miljøkrav

mindre frit valg af leverandør

mindre stordriftsfordele dermed lille potentiale for besparelser

flere ressourcer til professionalisering af indkøbsopgaven

mindre styring af miljøkrav

decentralt valg af leverandør

ingen stordriftsfordele, næppe potentiale for besparelser

mange ressourcer til professionalisering af indkøbsopgaven

 

Det er fortsat hensigten at åbne op for øget grad af decentralisering på udvalgte områder og imødekomme ønsket om decentral vurdering af det mest effektive indkøb. 

Det er også hensigten at sikre miljøvenligt og effektivt indkøb, med mere optimal og dokumenterbar styring af miljøkrav og hvor stordriftsfordele kan give større besparelser for kommunen samlet, samtidig med en professionalisering af indkøbsopgaverne. 

Derfor begrænses graden af øget decentralisering sig til områder som legetøj og beskæftigelsesmaterialer samt områder som hænger tæt sammen med den pågældende budgetenheds pædagogik, herunder dagligvarer til dag- og klubinstitutionsområdet. På alle andre indkøbsområder indgås centrale aftaler. Aftalerne indgås altid med repræsentativ brugerindflydelse. 

Decentral repræsentativ brugerindflydelse sker både i forbindelse med udbud og opfølgning på kontrakter. 

Decentral vurdering af det mest effektive indkøb sker i overensstemmelse med kommunens principper om decentralt budgetansvar, hvor der i henhold til gældende regler for offentligt indkøb kan indgås aftaler på ovennævnte områder og efterfølgende bestilles, leveres og faktureres til den enkelte enhed. Fra Teknik og Miljøcentret, Miljøafsnittet oplyses på kommunens intranet om mulige miljømæssige krav og anbefalinger til de indkøbsområder, som alene foregår på decentralt ansvar. 

2. Hensigten med indkøb

Hensigten med indkøbspolitikken er derfor, at Høje-Taastrup Kommune, såvel decentralt som centralt, får "Det økonomisk mest fordelagtige tilbud" - hvor man ud over miljøet og prisen også sammenligner en række andre parametre. De væsentlige parametre er udover miljøhensyn som minimum pris, prisregulering, kvalitet, logistik, herunder intern brug af ressourcer/tid, sikkerhed og styring i forhold til interne procedurer. Parametrene opstilles og afvejes i forhold til hinanden således, at målene for de enkelte fagområder kan opfyldes bedst muligt inden for den afsatte økonomiske ramme.

Specielle produkter påvirker pris og betingelser, hvorimod standardvarer oftest er billigere totaløkonomisk. Derfor skal der så vidt det er muligt vælges standardvarer uden at det går ud over den nuværende kvalitet. At have mange leverandører medfører større ressourceforbrug til at følge op på aftaler, mere transport og dermed forurening og mere tid til at behandle fakturaer fra mange forskellige leverandører. Derfor skal antallet af leverandører søges formindsket uden at det går ud over kvaliteten. Digitalisering er et af punkterne i Kommuneaftalen for 2007. E-handel sparer både tid og giver frihed til at handle, når det passer rekvirenten. Derfor skal e-handel opprioriteres, så vidt det er muligt. 

Til at indarbejde ovenstående og beskrive de væsentligste parametre samt sikre kvaliteten, foregår udbud altid med repræsentativ brugergruppe. 

Økonomiske gevinster ved effektivt indkøb tilfalder som udgangspunkt de decentrale budgetter, eller bidrager til en fastholdelse eller en forbedring på tværs af et fagområde. 

Indkøbspolitikken bidrager derfor:

  • til en målrettet styring og koordinering af kommunens indkøb af varer, service- og tjenesteydelser og bygge- og anlæg, med miljøhensyn og besparelser gennem bedre priser, mere sikre indkøb, kvalitetsbevidsthed, fokus på logistik og ressourceforbrug med effektive indkøbsprocedurer.
  • til, at love og regler for indkøbsområdet, herunder EU-udbudsregler og lovbekendtgørelse nr. 1410 af 07.12.07, om øget krav til annoncering, ”Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligstøttede kontrakter” (note 3) og kommunens habilitetsregler bliver overholdt
  • til, at indkøberen forholder sig til sociale klausuler ved indkøb af tjenesteydelser og miljømæssige hensyn ved alle kommunens indkøb
  • til, at Høje-Taastrup Kommune så vidt muligt stiller samme krav til leverandører, entreprenører og konsulenter, som vi stiller til os selv.

3. Målsætning for miljø

Ved valg af leverandør skal sikres både generelle og konkrete miljøkrav. Generelt skal der ved miljøvurdering af tilbuddene især lægges vægt på:

  • Om produkterne kan leve op til kravene i det europæiske miljømærke ”Blomsten”, det nordiske miljømærke ”Svanen” eller det tyske miljømærke ”Der Blaue Engel” og det statskontrollerede økologimærke.
  • At varen er produceret i overensstemmelse med nationale anbefalinger (f.eks. energiforbrugende apparater følger Elsparefondens indkøbsvejledning).
  • At der ved fremstilling af varen så vidt det er muligt ikke er anvendt miljøskadelige stoffer (PVC, organiske opløsningsmidler, lakker og tungmetaller).
  • At varen ved levering, opbevaring, brug og bortskaffelse ikke medfører et unødigt ressourceforbrug eller indebærer en unødig belastning for mennesker eller miljø.

Konkret skal der ved valg af leverandører til nedenstående indkøb sikres følgende konkrete miljøkrav:

  • Ny kontrakt på indkøb af computere og skærme skal tilhøre gruppen af særligt energieffektive produkter – dvs. at computeres maksimale el-forbrug i hhv. slukket, dvale og aktiv tilstand er hhv. 2, 5 og 80 W og skærmes maksimale el-forbrug i hhv. slukket, dvale og aktiv tilstand hhv. 1, 2 og 23/28*opløsning. Grænseværdierne svarer til Elsparefondens indkøbsvejledning.
  • Ny kontrakt på indkøb af papir til print og kopiering er 100 % genbrugspapir og/eller opfylder kriterierne for miljømærket Svanen eller Blomsten el.lign.
  • Ny kontrakt på indkøb af universal- og sanitetsrengøringsmidler, som indkøbes eller anvendes i forbindelse med servicekontrakter, opfylder kriterierne for miljømærket Svanen eller Blomsten el.lign.
  • Ny kontrakt på indkøb af tekstilvaskemidler og opvaskemidler opfylder kriterierne for miljømærket Svanen eller Blomsten el.lign..
  • Ny kontrakt på indkøb af aftørringspapir (omfatter toiletpapir, køkkenruller, jumboruller, papirhåndklæder og papirlommetørklæder) er 100 % genbrugspapir og/eller opfylder kriterierne for miljømærket Svanen eller Blomsten el.lign.
  • Såfremt der er flere leverandører på markedet, der kan levere bleer som opfylder kriterierne for miljømærket Svanen el.lign., udbydes denne kontrakt med dette krav efter udløb af nuværende kontrakt. Det sikres også i udbudsprocessen, at omkostningerne kan holdes inden for samme ramme som bleer, der ikke opfylder kriterierne for miljømærket Svanen, ved at der spørges til begge priser.

4. Generelle Mål

De generelle mål for indkøbspolitikken er at:

  • Styrke indkøb der tager hensyn til miljøet ved at nogle konkrete indkøbsområder har miljøkrav, og benyttelsesgraden af disse obligatoriske fordelsrammeaftaler måles. Nye udbudsforretninger, hvori der er miljøkrav, afrapporteres en gang årligt til ØU.
  • Antallet af kommunens leverandører skal mindskes for at mindske ressourceforbrug ved forhandling, kontraktopfølgning og betaling.
  • Standardisering skal tænkes ind ved udbud.
  • Det rummelige arbejdsmarked er et yderligere væsentligt element i forbindelse med indkøb af tjenesteydelser, hvorfor der så vidt det er muligt stilles krav om rimelige sociale klausuler i forhold til mængden og kvaliteten af de tjenesteydelser der skal købes.

5. Specifikke mål og opfølgning

Administrationen opfylder på 4 år ovenstående ved:

  • At der udarbejdes obligatoriske fordelsrammeaftaler med ovenstående konkrete miljøkrav.
  • At de obligatoriske fordelsrammeaftaler stiger med minimum 5 % årligt af kommunens indkøbsvolumen.
  • At 90 % af kommunens indkøb sker via vores obligatoriske fordelsrammeaftaler på den konkrete ydelse.
  • At antallet af leverandører reduceres med 5 %.
  • Administrationen øger brugen af kommunens e-handelssystem ved at handle 50 % mere på de mulige e-kataloger.

De specifikke mål søges indarbejdet i den fortsatte aftalestyring.

6. Det aktuelle lovgrundlag for indkøbspolitikken

Indkøbspolitikken tager sit udgangspunkt i Høje-Taastrup Kommunes styrelsesvedtægt. I styrelsesvedtægtens § 11 står, at Økonomiudvalget fastsætter regler om ”samordning af kommunens indkøbsfunktioner”. 

Indkøbsområder for varer, service- og tjenesteydelser, bygge- og anlæg, hvor det samlede årlige indkøb eller samlet for kontraktperioden (note 1) overstiger EU's udbudsdirektivers tærskelværdi skal udbydes i henhold til gældende ret eller i henhold til Lov nr. 338 af 18.5.05, Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren med senere ændringer jf. lov nr. 152 af 10.5.07 om øget krav til annoncering. Lovens navn er som konsekvens heraf ændret til ”Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligstøttede kontrakter”. 

Alle indkøb over kr. 500.000 skal efter den 1. juli 2007 som minimum offentliggøres på kommunens hjemmeside (Internet) jævnfør lov nr. 152 af 10.5.07 med følgende minimumsoplysninger:

  • Beskrivelse af opgaven
  • Kontaktoplysninger
  • Frist for at modtage tilbud eller anmodning om deltagelse
  • Adresse for modtagelse af tilbud eller anmodning om deltagelse
  • Kriterier for tildeling af opgaven

Der er ud over disse krav ikke andre krav til procedure for udbuddets/annonceringens gennemførelse. Men EU's generelle principper om gennemsigtighed, ligestilling og proportionalitet i krav gælder ved alle typer af offentligt indkøb.

Ved alle køb skal det derfor vurderes om den forventede værdi af kontrakten i hele løbetiden inkl. muligheder for forlængelse gør, at man skal følge EU reglerne, eller følge den ny lov nr. 152 af 10.5.07: ”Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligstøttede kontrakter”. Et eksempel fra Konkurrencestyrelsens vejledning i forhold til loven om annoncering:” en kommunal forvaltning er inddelt i tre sekretariater, der i praksis selv har forestået indkøb af kontorartikler. Kommunen skal her ses som én samlet udbyder. Hvis de tre sekretariaters forbrug af kontorartikler tilsammen udgør mere end 500.000 kr., skal indkøbene annonceres efter lovens regler.” Alle indkøb under kr. 500.000 reguleres af indkøbspolitikken.

For at overholde regler om habilitet skal ansatte i Høje-Taastrup Kommune afstå fra at indgå aftaler om indkøb af vare- og tjenesteydelser, at foretage indkøb i henhold til indgåede indkøbsaftaler og at attestere eller anvise bilag om køb i henhold til indgåede indkøbsaftaler. Det gælder når leverandøren er vedkommendes samlever, ægtefælle, familiemedlem, eller der på anden måde er nære relationer til leverandøren eller firmaet. Det samme gælder, hvis man selv ejer firmaet eller på anden måde har økonomiske interesser i det.

7. Samarbejde, omfang og afgrænsning

Kommunen har fra 2007 indgået et indkøbssamarbejde med Vestegnens kommuner (Albertslund, Brøndby, Glostrup, Hvidovre, Ishøj og Vallensbæk) om udbud. Samarbejdet tilgodeser stordriftsfordele på administrationen, idet der kan gennemføres flere EU udbud med en højere specialiseringsgrad og med bedre betingelser til følge. Vestegnens indkøbssamarbejde (også kaldet Vestegnens Indkøbs Forum) begrænses ikke kun til Vestegnens kommuner, men afhængig af indkøbsområde og øvrige kommuners interesse søges samarbejdet udvidet til andre kommuner, regioner og statslige institutioner. 

Byrådet har som led i vedtagelseb af budget 2011 besluttet, at kommunen fra 1. januar 2012 skal udtræde af Vestegnssamarbejdet. Det betyder, at kommunen efter denne dato ikke længere er forpligtet til at samarbejde med de øvrige vestegnskommuner på indkøbsområdet. 

Med gennemførelsen af denne indkøbspolitik vil Høje-Taastrup Kommune have fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvordan kommunen agerer som indkøber af varer, service- og tjenesteydelser og bygge- og anlæg.

Indkøbspolitikken er gældende for samtlige kommunale indkøb af varer, service- og tjenesteydelser, bygge- og anlæg samt leje- og leasingaftaler. 

Indkøbspolitikken omfatter alle kommunale centre, afdelinger, værker, skoler, institutioner m.fl. samt selvstyrende – og selvejende insti­tutioner (note 2), hvilket også fremgår af kontrakterne med de selvejende institutioner. Implementeringsplan med pressemeddelelse og mailinformation til de berørte i Administrationen skal sikre sigtet med indkøbspolitikken opfyldes ligesom politikkens mål søges udmøntet i forbindelse med aftalestyring.

Kommunens aftalestyring bygger på kommunens værdier og fungerer som et supplement til gældende politiske serviceniveauer, aftaler, lovgivning mv. Det er således et vilkår for aftalen, at gældende politikker og principper i kommunen til enhver tid overholdes. Herunder også indkøbspolitikken. Dog vil de specifikke mål søges indarbejdes i den fortsatte aftalestyring. 

Administrationen vil fremlægge revideret indkøbspolitik med baggrund i erfaringer, ny lovgivning, ændrede krav fra staten mm. 

Oktober 2007



Note 1: Med samlet for kontraktperioden menes løbende indkøb af en given vare eller tjenesteydelse, så vil det være hele kontraktperiodens samlede køb, som skal være under tærskelværdien (tærskelværdier for perioden 1/1 2010 til 31/12 2011: kr. 1.438.448) eller under annonceringspligten på kr. 500.000. De aktuelle tærskelværdier for EU udbud vil altid kunne findes på intranettet, eller på Konkurrencestyrelsens hjemmeside.

Note 2: Under selvejende institutioner regnes institutioner, hvori kommunen er økonomisk involveret på samme vilkår som ved kommunale institutioner.

Note 3: I den oprindelige indkøbspolitik var der henvist til Folketingets lovforslag. Dette lovforslag er vedtaget, og udmøntet i en lovbekendtgørelse. Derfor er teksten konsekvensrettet i forhold til den oprindelige indkøbspolitik.