Møder og samtaler, hvor vi bruger RoboRef
Vi bruger i nogle tilfælde kunstig intelligens til at skrive referater fra møder og samtaler.
RoboRef er et program, som ved hjælp af kunstig intelligens (AI) genererer et udkast til referatet baseret på en lydoptagelse af mødet eller samtalen. Den person, der skriver referat af mødet, kan ved hjælp af RoboRef være mere fokuseret under samtalen og bruger efterfølgende mindre tid på referatskrivning.
Hvor bruger vi RoboRef?
Møder og samtaler med borgere
RoboRef hjælper med at skrive udkast til referat af møder eller samtaler på flere områder. Det gælder eksempelvis i jobcenteret, på ældreområdet, samt på børne- og ungeområdet.
Interne møder
Til dig, der er ansat i Høje-Taastrup Kommune. Vi anvender RoboRef til at hjælpe med at skrive referater af interne møder.
Eksterne møder
Vi anvender RoboRef til møder med eksterne leverandører eller samarbejdspartnere.
Mere information om RoboRef
RoboRef er et it-værktøj, der hjælper den person, der skriver referat, ved at sikre en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. RoboRef laver et udkast til referat, som referenten bagefter kvalitetssikrer og færdiggør.
Samtalen eller mødet, du deltager i, bliver optaget, og lydoptagelsen omdannes til en transskribering via en tale til tekst-løsning. Efter transskriberingen skaber RoboRef et udkast til referat ved hjælp af en AI sprogmodel. Referatudkastet skal kvalificeres af referenten.
Der er ingen mulighed for at gendanne hverken lydoptagelsen eller transskribering i RoboRef-platformen. Høje-Taastrup Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem.
Lydoptagelsen fra mødet slettes samtidig med, at RoboRef skriver en transskribering af mødet, og et udkast til referat. Transskriberingen er skjult for Høje-Taastrup Kommunes medarbejdere. De kan udelukkende tilgå referatudkastet, som medarbejderen skal kvalificere. Referatet slettes fra RoboRef senest efter 30 dage, og skal inden da være gemt i andet system.
Der er ingen mulighed for at gendanne hverken lydoptagelsen eller transskribering i RoboRef-platformen. Høje-Taastrup Kommune har heller ikke adgang til filerne eller mulighed for at genskabe dem.
I Høje-Taastrup Kommune bruger vi RoboRef i flere typer møder og samtaler, både med fysisk tilstedeværelse og online møder.
Du har altid mulighed for at sige nej tak til brugen af RoboRef i dine møder med Høje-Taastrup Kommune.
Før referatet færdiggøres, skal det gennemgås og kvalificeres. Ansvaret for det endelige referat er hos den person, der udarbejder det. Dit referat bliver journaliseret som normalt i det rette fagsystem, og opbevares ikke i RoboRef.
